A számlázás szabályai kiemelkedő jelentőséggel bírnak minden gazdasági tevékenységet végző – társaság, egyéni vállalkozás illetve adószámos magánszemély – számára, ezért kézenfekvő, hogy azok ismerete esetükben elengedhetetlen. Mivel befogadni és teljesíteni kizárólag helyesen kiállított, a számlázási szabályoknak megfelelő számlát megengedett, ezért a helyes számlakiállítási folyamat kulcsterület a gazdálkodók életében.
A számlázás elsőre talán egyszerűnek tűnő tevékenység. Azonban, ha végiggondoljuk, hogy a számlázási folyamat a gazdasági kapcsolatok és események hány és hány variációját kell, hogy leképezze, így már belátható, hogy korántsem egyszerű területről beszélünk.
Most vizsgáljuk meg a számlázás szabályai közül a legfontosabbakat.
Számlázás szabályai – A számla tartalmi elemei
Mitől számla egy számla? Használjunk bár számlanyomtatványt, elektronikus számlázást vagy számlázóprogramot, egy dokumentumot kizárólag akkor tekintünk számlának, ha rendelkezik az Áfa törvényben meghatározott minimális adattartalommal:
- a számlát azonosító adatok:
- a számla kibocsátásának kelte;
- a számla sorszáma, amely a számlát – kétséget kizáróan – azonosítja (program generálja, a nyomtatvány tartalmazza);
- a termék értékesítőjét, szolgáltatás nyújtóját azonosító adatok:
- az adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette (csoportos áfa-alanyiság esetén az ügyletet teljesítő tag adószáma mellett a csoportazonosító szám is),
- neve és címe,
- a termék beszerzőjét, szolgáltatás igénybe vevőjét azonosító adatok:
- neve és címe,
- adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását a részére teljesítették, vagy
- adószáma, amely alatt a termék adómentes Közösségen belüli értékesítését részére teljesítették, vagy
- adószámának (illetve csoportos áfa-alanyiság esetén csoportazonosító számának) első nyolc számjegye, amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítették, feltéve, hogy a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő adóalanyra áthárított adó a 100 ezer forintot eléri vagy meghaladja, és a termék értékesítője, szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal belföldön telepedett le (gazdasági célú letelepedés hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön);
- a termékértékesítésre, szolgáltatásnyújtásra vonatkozó adatok:
- az értékesített termék megnevezése
- a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának illetve megszerzésének a napja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
- az adó alapja, továbbá az értékesített terméknek az adó nélküli egységára illetve a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
- az alkalmazott adó mértéke;
- az áthárított adó;
- adómentesség esetében az Áfa tv. vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
- speciális adatok: fordított adózás, pénzforgalmi elszámolás, önszámlázás, új közlekedési eszköz értékesítése, különbözet szerinti adózás, kisadózó.
A számlán az áthárított adót akkor is fel kell tüntetni forintban, ha az ellenérték külföldi pénznemben kifejezett. Az előlegről kibocsátott számla annak a termékértékesítésnek, szolgáltatásnyújtásnak az adatait tartalmazza, amelynek az ellenértékébe az előleg beszámítható.
Számlázás szabályai – Számla kiállítása
A számla kiállítására Magyarországon a teljesítést követően 15 naptári nap áll rendelkezésre. Ez saját, magyar szabályozás, külföldi államok esetében ilyen szabály nincs. A számla kiállítása csak a fentiekben kifejtetett szabályok szerint történhet. Szövegszerkesztővel és egyéb ettől eltérő módon kibocsátott számlák könyvelésre nem alkalmasak, azonban az áfa fizetési kötelezettség – amennyiben a számla tartalmaz – megkeletkezik.
Számlázás szabályai – Számlával szemben támasztott követelmények
A számla a ténylegesen megtörtént gazdasági eseményt támasztja alá, azt hitelesen és teljes körűen tartalmazza. A számlának megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosságot és átláthatóságot szem előtt kell tartani.
Számlázás típusai – Készpénzfizetési számla
A készpénzfizetési számla használata bizonyos tevékenységek esetén elkerülhetetlen, de a készpénzfizetési számla kibocsátásának korlátai vannak:
- előlegről ilyen típusú számla kibocsátása csak forintban lévő előleg esetén lehetséges
- olyan ügyletről történő számlakibocsátás esetén, amelynek az ellenértékét az ügylet teljesítéséig a termék vevője, szolgáltatás igénybe vevője készpénzzel, készpénzhelyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtérítette (feltéve, hogy a számlán szereplő adatok egyébként forintban kifejezettek)
- 25 ezer forint maximum összegig lehet ilyen számlát kibocsátani (kivéve: adómentes Közösségen belüli termékértékesítésnek vagy távolsági értékesítésnek)
- külföldi adóalanyok belföldi adószámmal (áfa-regisztrált) esetén eltérő szabályozás érvényesül
Számlázás típusai – Számlatömb
A számlatömbbel történő számlázás továbbra is lehetséges önmagában vagy akár számlázóprogram és elektronikus számlázással összekombinálva is. A számlatömbből történő számlázás esetén ugyanazok a szabályok érvényesek, mint azt a korábbi pontokban bemutattuk, illetve számlatömbből történő számlakiállítás esetén egyszerűsödik a számlát kibocsátó helyzete, mivel a formanyomtatványok tartalmazzák a főbb adatokat, azonban összekombinálása számlázóprogramokkal vagy elektronikus számlázással nehézségeket okozhat a könyvelés során, illetve a számlatömbből való számlázás ellenőrizhetősége, szabályozottsága nem megoldott, ami kockázatot jelent mind számviteli mind adójogi szempontból.
Számlatömb vásárlás
A számlatömböt nyomtatványboltban lehet vásárolni cégkivonat és meghatalmazás leadásával, illetve személyi igazolvány bemutatásával. A vásárolt számlatömb sorszámtartományát fel kell vezetni a szigorú számadású nyomtatványokat tartalmazó nyilvántartásba, illetve ellenőrizni kell az adóhivatal oldalán.
Számlázás típusai – E-számla
Az elektronikus számlázásnak, e-számla kiállításának meghatározott szabályai vannak, azonban az e-számla kibocsátásának elterjedése törvényszerű. Az elektronikus számla kibocsátásához mindenképpen szerződni kell a szolgáltatóval, mivel ez esetben szigorú informatikai szabályoknak kell megfelelni.
Számlázás típusai – Számlázó program
A számlázó program használata a magyar társaságok esetén a legtöbbször alkalmazott módszer a számlakibocsátásra. Számlázó programot lehet vásárolni és lehet ingyenesen is használni interneten keresztül. Egyre többször alkalmazott a felhő alapú, internetes felhőben tárolt számlakibocsátás alkalmazása. A számlázó programból kibocsátott számla hátránya az elektronikus számlával szemben, hogy postázni és nyomtatni kell. Azonos a két számlázási típus esetén, hogy a SZAMALAZO nyomtatványon be kell jelenteni mindkét típusú számlázási módot.
Számlázás speciális esetei – Proforma számla
A proforma számla alkalmazása jellemzően saját tulajdonban lévő áru kísérésére, idegen áru vámoltatására szolgál, illetve előleg bekérésére. Ez az egyetlen bizonylat típus, amit bármilyen formában ki lehet bocsátani, áfa fizetésére és levonására, azonban nem alkalmas.
Számlázás speciális esetei – Folyamatos teljesítésű számla
A folyamatos teljesítésű számlák a magyar jogrend sajátosságai. Időszaki teljesítésű szolgáltatások és termékértékesítések számlázására alkalmas, ahol a számla teljesítési dátuma egy jövőbeli időpontra vonatkozik, ami megegyezik a számla kifizetésének határidejével – kivéve néhány esetet -, azaz egy számla készül a teljes időszakról nem meghatározva benne a tényleges teljesítési dátumokat. Ez egy számlázási technika, nem pedig egy külön típus a számlákon belül.
Számlázás speciális esetei – Gyűjtőszámla
A gyűjtő számla egy számla kibocsátását jelenti több teljesítésről, azaz a gyűjtőszámlának egy kibocsátási dátuma van, ami nem lehet későbbi, mint a hónapban utoljára történő teljesítést követő 15 nap és minden egyes teljesítési dátumot tartalmaz soronként. Számlázás szempontjából egyszerűsítést jelent,viszont a könyvelés szempontjából már nem, mivel teljesítési dátumonként kell könyvelni.