EKÁER rendszer 2018

Az EKÁER rendszer a 2015. január 1-jei fennállása óta számos módosításon esett át. Azóta a jogalkotó részéről számos értelmezés látott napvilágot a törvény gyakorlati alkalmazására vonatkozóan, amelyben sok – a gyakorlati alkalmazás során felmerült – kérdés került tisztázásra. A gazdasági élet összetettségéből adódóan azonban még mindig van néhány fehér folt a rendszerrel kapcsolatban, ami annak használatát gyakran megnehezíti. Ezen kérdéses esetek közül igyekeztünk ebben a cikkben összeszedni néhányt, illetve azokra megoldási javaslatokat is adni, annak érdekében, hogy az EKAER rendszert használóknak segítséget nyújtsunk.

EKÁER rendszer – felelősségi kérdések

Mivel az EKÁER rendszer a fuvarozásra, mint árutovábbítási eljárásra épül, így az EKÁER rendszer kiemelt jelentőségű alapokmányai a CMR és a szállítólevél. Ezekről az alapokmányokról az alábbiakat érdemes mindenképpen kiemelni (120/2016. (VI. 7.) Kormányrendelet a közúti árutovábbítási szerződésekről 6.§ és 7.§):

A fuvarozónak az áru átvétele alkalmával ellenőrizni kell:

• az áru mennyiségére – egységrakomány esetén annak darabszámára -, jelére és sorszámára vonatkozóan az árukísérő okmányba bejegyzett adatok pontosságát,
• az árunak és az áru csomagolásának külső állapotát.

A feladó és a címzett köteles a fuvarozó részére a fenti adatok ellenőrzésének lehetőségét biztosítani az átadás és kiszolgáltatás során.

A fuvarozó a fentiekkel kapcsolatos fenntartásait a fuvarozási feladat megkezdését megelőzően az árukísérő okmányokon jelezni köteles. Ennek elmaradása esetén a felelősség a feladót és a fuvarozót egymás közt egyenlő arányban terheli.

Az egységrakományon belüli hiányok, eltérések a fuvarozó felelősségi körén kívül esnek, ha azt sértetlen csomagolásban vette át és sértetlen csomagolásban szolgáltatta ki.

A zártrendszerű rakodás tényét a fuvarlevélre, egyéb árukísérő okmányra fel kell vezetni, melyet a feladó köteles igazolni. Ebben az esetben a fuvarozó felelőssége nem áll fenn.

Az árukísérő okmányok helyes kitöltéséért, teljességükért a feladó felel. A feladó köteles minden, az áru fuvarozásához jogszabályban előírt adatot a fuvarozóval közölni.

Az átvétel helyén, valamint a kiszolgáltatás helyén érvényben lévő biztonsági előírásokról a fuvarozót előzetesen, kellő időben, írásban tájékoztatni kell. A tájékoztatás a feladó feladata és felelőssége.

Az áruk kirakására a címzett köteles, a szerződő felek ettől eltérően megállapodhatnak. A megállapodásnak tartalmaznia kell a rakodásban való részvétel arányát, ellenértékét, személyi, tárgyi, műszaki és további lényeges feltételeit.

Ha a rakodást végző személy a fuvarozó által adott utasítást nem tartja be, és ennek következtében az áruban, személyek testi épségében, vagyonában kár keletkezik, a felelősség a rakodást végzőt terheli. Ilyen kárveszéllyel való fenyegetettség esetén a fuvarozó jogosult a szerződéstől elállni, és a felmerült költségei megtérítését követelheti.

Ha a rakodásnál a fuvarozó nincs jelen, a felelősség a feladót terheli.

A tehergépjárműre nem rakhatók fel együtt olyan áruk, amelyek együttes fuvarozása a személyek testi épségét vagy a vagyonbiztonságot veszélyeztetné.

A rakodást akkor kell befejezettnek tekinteni, amikor az áru tényleges berakodása, kirakodása megtörtént és berakás esetén a kísérő okmányok, egyéb szükséges okmányok átadása a fuvarozó részére, valamint az áru kirakodása esetén az átvétel igazolása a kísérő okmányokon megtörtént.

A fuvarozó a fuvarozási szerződés megszegése esetén felelősséggel tartozik

• a) a tehergépjármű késedelmes kiállításáért,
• b) az áru késedelmes kiszolgáltatásáért,
• c) a fuvarozásra átvett áruban az átvétel és kiszolgáltatás közti időben keletkezett kárért, teljes vagy részleges elvesztésért, sérülésért.

A feladót felelősség terheli

• a) a csomagolással,
• b) az általa szolgáltatott adatok pontatlanságával,
• c) az érdekkörébe eső okból történő késedelemmel, ideértve a kiszolgáltatási késedelmet is,
• d) az érdekkörébe eső akadállyal, beleértve a kiszolgáltatási akadályt is,
• e) a személyekben, üzemi felszerelésben, járműben vagy más vagyonában a szakszerűtlen rakodással, továbbá
• f) az utólagos rendelkezéssel

okozott kárért, költségért.

A feladó részben vagy egészben mentesül a felelősség alól, ha a hiányosság nyilvánvaló vagy a fuvarozó előtt ismeretes volt az átvétel időpontjában.

Ha a feladó a tehergépjárműbe annak teherbírását meghaladó tömegű árut rak be, vagy nem megfelelő súlyeloszlással rakodik be és ezt a tényt a közúti forgalomban ellenőrzést végző hatóság állapítja meg, a feladó köteles a túlsúly vagy nem megfelelő súlyeloszlás megszüntetésével felmerülő igazolt többletkiadást megfizetni.

Ha a feladó veszélyes árut ad át a fuvarozónak, köteles vele közölni a veszély pontos természetét és adott esetben a szükséges óvintézkedéseket. Abban az esetben, ha ezt a közlést nem vezették be a fuvarlevélbe, a feladót vagy a címzettet terheli annak a ténynek minden más módon történő bizonyítása, hogy a fuvarozó ismerte az áru fuvarozásával együtt járó veszély pontos természetét.

Ha a feladó a fuvarozót megtévesztve veszélyes árut ad át fuvarozásra anélkül, hogy az előírt különleges feltételeket teljesítené, a fuvarozó köteles ennek felismerésekor haladéktalanul az első arra alkalmas helyen megállni és a feladót értesíteni, a feladó pedig köteles haladéktalanul megtenni a szükséges intézkedést és erről a fuvarozót értesíteni. A feladó ezen felül felelős minden költségért és kárért, amely az ilyen árunak a feladásából vagy fuvarozásából keletkezett.

Fuvarlevelek, árukísérő-okmányok

Ha jogszabály kötelezővé teszi, vagy a szerződő felek így rendelkeznek, a fuvarozási teljesítményről legalább a törvényben meghatározott adattartalommal fuvarlevelet kell kiállítani. Egy fuvarozási szerződés keretében több járművel végzett fuvarozás esetén bármelyik szerződő fél kérésére járművenként külön fuvarlevelet kell kiállítani abban az esetben is, ha ezt a jogszabály, vagy a szerződő felek megállapodása nem teszi kötelezővé. A fuvarlevél hiánya, szabálytalansága vagy elveszése nem érinti a fuvarozási szerződés létét vagy annak érvényességét.

A szerződő felek a fuvarlevélre a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:258. § (2) bekezdésben meghatározottakon túl minden egyéb – általuk szükségesnek tartott – adatot felvezethetnek. A fuvarlevéllel együtt – az alábbi bekezdésben meghatározott eltéréssel – árukísérő okmány lehet a szállítólevél.

Ömlesztett áru fuvarozására kötött keretszerződésben a szerződő felek megállapodhatnak úgy, hogy fuvarlevél mellett egyéb árukísérő okmányt is használnak a teljesítmények rögzítésére. Ennek a dokumentumnak alkalmasnak kell lennie a fizetendő fuvardíj meghatározására, ha a szerződő felek előre nem állapodnak meg a fuvardíjban.

Minden esetben kötelező tartalom:

• a kiállítás helye és időpontja
• a feladó neve és címe
• a fuvarozó neve és címe
• az áru átvételének helye és időpontja
• az áru kiszolgáltatási helye, ideje
• a címzett neve és címe
• az áru szokványos neve és csomagolása
• veszélyes áruknál azok általános és ismert megnevezése
• az árudarabok száma, jele, sorszáma
• az árudarabok bruttó súlya vagy más mennyiségi meghatározása
• a fuvarozással kapcsolatos költségek
• vám és egyéb hatósági kezeléshez szükséges rendelkezések
• nyilatkozat arról, hogy a fuvarozás a CMR rendelkezései alá esik és minden ellenkező kikötés semmisnek tekintendő

Szükség szerinti, eseti tartalom:

• átrakási tilalom
• a feladó által vállalt költségek
• utánvéti összeg
• bevallott érték
• az áru időben történő kiszolgáltatásához fűződő érdekeltség
• az áru biztosításával kapcsolatos megbízói rendelkezés
• megegyezés szerinti fuvarozási határidő
• a fuvarozónak átadott okmányok jegyzéke
• minden olyan adat rögzíthető, ami fontos a fuvarozás szempontjából, és a CMR rendelkezéseivel nem ellenkezik.

(2005. évi LIV. törvény az 1971.évi 3. számú törvényerejű rendelettel kihirdetett, a Nemzetközi Közúti Fuvarozásról szóló, Genfben 1956. évi május 19-én kelt Nemzetközi Egyezmény (CMR) módosításáról)

Ügylet típusok az EKÁER rendszerben

Az alapügyletek az EKAER rendszerben az alábbiak (5/2015 NGM rendelet 3.§):

Útdíjköteles gépjárművel és kockázatos termék esetén akár nem útdíjköteles gépjárművel végzett, közúti fuvarozással járó

• a) az Európai Unió más tagállamából belföldre irányuló Közösségen belüli termékbeszerzést vagy egyéb célú behozatalt,
• b) belföldről az Európai Unió más tagállamába irányuló termékértékesítést vagy egyéb célú kivitelt,
• c) belföldön nem közvetlen végfelhasználó részére történő első általános forgalmi adóköteles termékértékesítést

– a meghatározott mentességek figyelembe vételével – kizárólag érvényes EKÁER számmal rendelkező adózó folytathat.

Az Európai Uniót érintő ügyletek esetén mindenkinek feltűnhet, hogy nincs a szabályozásban benne, hogy magánszemély feladó vagy címzett esetén kötelező-e a bejelentés vagy sem. Ez csak az EKAER elektronikus felületének használata során derül ki, ahol közösségi adószámot kell megadni, így leszűkül azon adózók köre, akikkel kapcsolatban EKAER bejelentést kell tenni.

Továbbá a jogalkotó az „EU egyéb célú behozatal / kivitel fogalmába” gyakorlatilag mindent beleért, ami nem minősül termékértékesítésnek vagy termékbeszerzésnek, így a 3. országból beszerzett termékek EU-ban vámolva bejelentési kötelezettség alá esnek, pedig alapvetően az EKÁER rendszer szabályait az EU-s és belföldi áruforgalomra találták ki.

Érdemes kiemelt figyelmet szentelni az EU-ból történő beszerzés / egyéb célú behozatal ügylettípusoknak, hiszen a legtöbb nehézséget ezek jelentik az adózóknak. Ez egyáltalán nem különös, hiszen ilyenkor a belföldi címzettet terheli az EKAER szám bejelentési kötelezettség, aki (amely) csak a külföldi partner adataira tud támaszkodni, azaz kiszolgáltatott az EKAER szám igénylése szempontjából, illetve sokszor az EU-s partner nem is ad EKAER-hez szükséges információt, illetve a szállításról sem szól, hanem egyszer csak megjelenik a belföldi címzett telephelyén a jellemzően külföldi fuvarozó a sokszor „meg sem rendelt” áruval és a belföldi címzettnek máris bírságfizetési kötelezettsége keletkezhet. Azonban, ha a fuvarozásról szóló jogszabályt is megnézzük, a feladó felelős ezekért a fuvarokért az EKAER rendszertől függetlenül, mely szolgáltat némi alapot ahhoz, hogy ezt az EU-s partnerrel szemben érvényesítsük.

Ha a címzett ezt a fuvart visszafordítja, akkor a visszaútra is EKAER számot kell kérnie, azaz egy csapdába kerül, amely esetben javításra nincs lehetősége, mivel a rendszer az önellenőrzést és javítást, mint lehetőséget csak nagyon korlátozottan ismeri, engedi.

A belföldi ügyletek során az egyik legnagyobb dilemmát jellemzően a saját áru szállítása okozza belföldön, melyre vonatkozóan az NGM állásfoglalása ad iránymutatást: „Amennyiben a termékek fuvarozása értékesítési célból történik, azaz – függetlenül attól, hogy a termékek tulajdonjoga a fuvarozás pillanatában még nem szállt át a vevőre – megvalósul a rendelet szerinti útdíjköteles gépjárművel végzett (kockázatos termékek esetén a nem útdíjköteles gépjárművel végzett) nem közvetlen végfelhasználó részére történő első áfa köteles termékértékesítés. Saját áru fuvarozásáról akkor lehet szó, ha az adóalany belföldi telephelyei között – nem továbbértékesítési céllal – fuvarozza vagy fuvaroztatja a saját termékét. Ha a fuvarozás célja a termékek egy későbbi időpontban történő értékesítése, akkor azt csak érvényes EKAER szám birtokában lehet megtenni.”

A belföldi ügyletek kapcsán a másik sarkalatos kérdés, hogy eltérő a szabályozás a kockázatos és a nem kockázatos termékeket bejelentő személye tekintetében.

Alapszabály: Belföldi feladási címről belföldi átvételi címre történő közúti fuvarozással járó termékértékesítés esetén a rendeletben meghatározott adatokat a feladó köteles bejelenteni az állami adó- és vámhatósághoz.

Eltérő szabály: Ha a nem kockázatos terméket a címzett fuvarozza vagy fuvaroztatja, a bejelentési kötelezettség a címzettet terheli, aki (amely) a terméket elfuvarozza vagy elfuvaroztatja.

Amennyiben összecsomagolunk kockázatos és nem kockázatos terméket és ezt belföldön nem végfelhasználó számára első belföldi termékértékesítésként értékesítjük, azonban a terméket a címzett fuvarozza vagy fuvaroztatja, a kockázatos termék tekintetében a termék feladója, a nem kockázatos termék tekintetében a termék címzettje jelenti, pedig minden egyes szállítás esetén csak egy EKAER szám lenne lehetséges, de ez esetben ez mégsem így van.

A visszáru tekintetében is eltérést tapasztalhatunk a belföldi és az EU-s visszáru kezelése kapcsán. Az EU-ba történő visszaszállítása vagy az EU-ból történő visszaszállítása a visszárunak az „egyéb cél” miatt, ha nem esik mentesség alá, akkor jelentésköteles, míg ezt belföldi visszáru esetén nem kell megtenni, mivel csak „az első belföldi termékértékesítést” kell jelenteni, azonban a visszáru tényét a szállítólevélen jelezni kell, hiszen az útközbeni ellenőrzések során az adóellenőr ezt másképp nem érzékeli és szankcióval sújthatja a belföldi adóalanyt.

A nem végfelhasználó ténye is bonyodalmat tud okozni belföldi első áfa köteles termékértékesítés esetén számos állami intézményeknek történő szállítás során, mivel EKAER bejelentésre lenne szükség, de ez nem mindig lehetséges.

Az EKÁER rendszer elektronikus felülete

Az elektronikus felülettel kapcsolatban rendszeresen tapasztaljuk, hogy fejlesztések történnek, de a bejelentett karbantartásokon túlmenően is megtörténik, hogy a rendszer lassabban vagy egyáltalán nem működik.

Sajnos ezekről az adóalanyok nem értesülnek előre, így ezekre felkészülni sem tudnak, illetve az adóellenőrzés során ezen esetekre és körülményekre való hivatkozás is nehézkes. Mint korábban is említettem az adatok helyesbítésére sincs – kevés esetet leszámítva – lehetőség az elektronikus rendszerben, pedig ez nagyon hasznos lenne, mivel így is nyomon követhetővé válnának az adózók adataiban a szállítás során bekövetkező változások és a módosítás megalapozottsága szankcionálható lenne ezen a módon is (tekintve, hogy feladó, fuvarozó és címzettnek szorosan együttműködve kell a helyes adatokat rendelkezésre bocsátania, ami okoz időbeni, illetve rendszerbeli problémákat is).

Továbbá az sem egyértelmű az elektronikus felület használatával kapcsolatban, hogy 0-24 órás működése folytán, illetve az ehhez igazodó adóellenőrzések folytán az adatok beadására/módosítására az adóalanyok, milyen időintervallumban kötelezettek. A bruttó súly (kg) beadásával kapcsolatban is számos probléma merül fel a gyakorlatban a korábbiakban leírt rakodási és egyéb folyamatok miatt, illetve a bruttó súly mérése nincs meghatározva milyen eszközzel szükséges, mi minősül konkrétan csomagolásnak és mi a helyzet az ömlesztett áruk utólagos mérlegelésével, valamint a súlyukat a szállítás során változtató anyagok esetén.

Egyéb technikai nehézségként érzékelik az adóalanyok a bérmunkáztató cégek magyar áfa regisztrációja esetén a dupla bejelentést, az adószámmal (mentesség miatt) nem rendelkező EU-s adóalanyoknak vagy 3. országos adóalanyoknak EU-s adószámmal történő szállítás bejelentésének lehetetlenségét, mentesség érvényesítésének hiányát a gyűjtőfuvarok esetén.

Mentességi lehetőségek – AEO minősítés

AEO minősítés megszerzése esetén egyszerűsített bejelentést használatunk az EKÁER rendszerben, mellyel a fentebb leírt problémák nagy részétől megmenthetjük az EKAER bejelentésre kötelezett céget, ugyanis ebben az esetben csak feladó, címzett és rendszám adatokat kell rögzítenünk a rendszerben. Ez a kedvezmény az AEO minősítés visszavonásáig él és egyéb feltételhez nem kötött.

Néhány praktikus gyakorlati tanács a kérelemmel kapcsolatban:

Három típusú engedélyezett gazdálkodói tanúsítvány („AEO-tanúsítvány”: Authorised Economic Operator certificate) adható ki:

• a) AEO-tanúsítvány – „Vámügyi egyszerűsítések”: azoknak a gazdasági szereplőknek érdemes kérelmezniük, akik a vámjogszabályok által biztosított egyszerűsítésekben kívánnak részesülni;
• b) AEO-tanúsítvány – „Biztonság és védelem”: azoknak a gazdasági szereplőknek érdemes kérelmezniük, akik a vámellenőrzések során a biztonsággal és a védelemmel kapcsolatos könnyítésekben kívánnak részesülni az áruknak a Közösség vámterületére való belépésekor, vagy innen történő kilépésekor;
• c) a fenti két típus kombinációja.

Bár három különböző típusú tanúsítványt adhatnak ki a vámhatóságok, a fenti a) és b) pontokban említett típusok feltételrendszerében nagymértékű átfedés van.

A feltételek

Engedélyezett gazdálkodó, néhány kivételtől eltekintve, csak a Közösség vámterületén letelepedett személy lehet. Az engedélyezett gazdálkodó státusz megadásának feltételei a rendelet, illetve a végrehajtási rendelet alapján a következőket foglalják magukba:

• a vámszabályok betartása tekintetében megfelelő előélet igazolása: a kérelmező előélete akkor minősül megfelelőnek, ha a kérelem benyújtását megelőző utolsó három évben a következő személyek közül egyik sem követte el a vámszabályok súlyos vagy ismételt megszegését:
  • a) a kérelmező;
  • b) a kérelmező cégért felelős vagy annak vezetése felett ellenőrzést gyakorló személyek;
  • c) a kérelmező vámügyekben illetékes jogi képviselője, ha van ilyen;
  • d) az a személy, aki a kérelmező cégnél a vámügyekért felelős.

A vámszabályok betartása tekintetében az előélet azonban akkor is megfelelőnek tekinthető, ha az illetékes vámhatóság azok esetleges megszegését elhanyagolható jelentőségűnek tekinti a vámügyi műveletek számához vagy méreteihez viszonyítva és olyannak, amely nem teszi kétségessé a kérelmező jóhiszeműségét.

• a kereskedelmi és — adott esetben — szállítási nyilvántartások vezetésének kielégítő színvonalú rendszere, amely lehetővé teszi a megfelelő vámellenőrzést. Ehhez a kérelmezőnek:
  • a) olyan számviteli rendszert kell fenntartania, amely összhangban van az abban a tagállamban alkalmazott, általánosan elfogadott számviteli elvekkel, ahol a könyvelést vezetik és amely megkönnyíti a számviteli alapú vámellenőrzést;
  • b) a vámhatóság számára lehetővé kell tennie a vámügyekkel kapcsolatos, és adott esetben a szállítási nyilvántartásaihoz történő fizikai vagy elektronikus hozzáférést;
  • c) olyan logisztikai rendszerrel kell rendelkeznie, amely különbséget tesz a közösségi és a nem közösségi áruk között;
  • d) olyan igazgatási szervezettel kell rendelkeznie, amely a cég típusának és méretének megfelel és amely alkalmas arra, hogy az áruk áramlását kezelje, és olyan belső ellenőrzéssel kell rendelkeznie, amely képes a jogellenes vagy szabálytalan ügyletek felderítésére;
  • e) adott esetben rendelkeznie kell megfelelő, kialakult eljárásokkal a kereskedelempolitikai intézkedésekkel vagy a mezőgazdasági termékekkel folytatott kereskedelemmel kapcsolatos engedélyek kezelésére;
  • f) megfelelő, kialakult eljárásokkal kell rendelkeznie a cég nyilvántartásainak és információinak archiválásához és az információvesztés elleni védelemhez;
  • g) biztosítania kell, hogy munkavállalói legyenek tudatában annak, hogy a vámhatóságokat tájékoztatniuk kell, amennyiben a megfelelőséggel kapcsolatban nehézségeket fedeznek fel, és megfelelő kapcsolattartást kell kialakítaniuk ahhoz, hogy ennek előfordulása esetén a vámhatóságokat tájékoztassák;
  • h) rendelkeznie kell a megfelelő, informatikai-technológiai biztonsági intézkedésekkel a kérelmező számítógépes rendszerének a jogosulatlan behatolással szembeni védelme és a kérelmező dokumentációjának megóvása céljából.
• adott esetben igazolt fizetőképesség: A kérelmező fizetőképességével kapcsolatos feltétel akkor tekintendő teljesítettnek, ha fizetőképessége az elmúlt három évre vonatkozóan igazolható. A fizetőképesség a jó pénzügyi helyzetet jelenti, amely elegendő a kérelmező kötelezettségeinek teljesítésére, az üzleti tevékenység típusa jellemzőinek kellő figyelembevétele mellett.
• adott esetben megfelelő biztonsági standardok megléte.

A kérelmező biztonsági és védelmi standardjai, rendszerei akkor tekinthetők megfelelőknek, ha a következő feltételek teljesülnek:

• a) a tanúsítvány hatálya alá tartozó műveletekkel kapcsolatban használandó épületek olyan anyagokból épültek, amelyek a jogellenes belépésnek ellenállnak és védelmet nyújtanak a jogellenes behatolással szemben;
• b) megfelelő belépés ellenőrzési intézkedéseket alkalmaznak a szállítási területekre, a berakodási dokkokba és a rakományterekbe történő jogosulatlan belépés megelőzésére;
• c) az áruk kezelését szolgáló intézkedések magukban foglalják a védelmet bármely anyag bejuttatása, kicserélése vagy elvesztése, valamint a rakománytételek meghamisítása ellen;
• d) adott esetben vannak kialakult eljárások a tilalmakkal és korlátozásokkal kapcsolatos behozatali és/vagy kiviteli engedélyek kezelésére és ezeknek az áruknak a többi árutól történő megkülönböztetésére;
• e) a kérelmező a nemzetközi ellátási lánc biztosítása érdekében olyan intézkedéseket hajtott végre, amelyek lehetővé teszik kereskedelmi partnereinek egyértelmű azonosítását;
• f) a kérelmező – amennyiben a jogszabályok azt megengedik – biztonsági átvilágítást végez biztonsági szempontból érzékeny beosztásban dolgozó leendő alkalmazottainál; valamint időszakos háttérellenőrzéseket végez;
• g) a gazdasági szereplő biztosítja, hogy az érintett alkalmazottai aktívan részt vegyenek a biztonsági tudatosságot elősegítő programokban.

Fontos megemlíteni, hogy a feltételek vizsgálata során kellő mértékben figyelembe kell venni a gazdasági szereplők sajátos jellemzőit, különösen kis- és középvállalkozások esetén. Ezen rendelkezés célja az, hogy ne csak a nagyvállalkozások élvezhessék a státuszhoz kapcsolódó előnyöket.

Az igazolások kiadása során követendő eljárás

A végrehajtási rendelet természetesen tartalmazza a státusz megadásának eljárási szabályait is. A kérelmet annak a tagállamnak a vámhatóságához kell benyújtani, annak a tagállamnak a vámhatósága, ahol a kérelmezőnek a vámügyi tevékenységekkel kapcsolatos főkönyveit vezetik, és ahol az AEO-tanúsítvány hatálya alá tartozó műveletek legalább egy részét folytatják, illetve annak a tagállamnak a vámhatóságához, ahol a kérelmezőnek az érintett vámügyi tevékenységekkel kapcsolatos főkönyveihez az illetékes vámhatóság a kérelmező számítógépes rendszerén keresztül, az informatikai technológia és számítógépes hálózatok felhasználásával hozzáférhet és ahol a kérelmező általános logisztikai irányító tevékenységeit végzik, és ahol az AEO-tanúsítvány hatálya alá majd tartozó műveleteknek legalább egy részét végzik.

A kérelemben foglaltakon túl, melynek formanyomtatványát a végrehajtási rendelet 1. számú melléklete tartalmazza, a következő információkat kell megadni:

1. A fő tulajdonosok/részvényesek áttekintése, neveik, címeik és részesedési arányaik megadásával. Áttekintés az igazgatótanács tagjairól. Ismertek-e a tulajdonosok a vámhatóságok számára korábbi, szabályszegő magatartásuk miatt?
2. Az a személy, aki a kérelmező vámügyi ügyintézéséért felel.
3. A kérelmező gazdasági tevékenységeinek ismertetése.
4. A kérelmező különféle telephelyeinek elhelyezkedése és minden egyes telephely tevékenységeinek rövid ismertetése. Annak megadása, hogy a kérelmező és az egyes telephelyek az ellátási láncon belül saját nevükben és érdekükben tevékenykednek-e, vagy saját nevükben és egy másik személy érdekében, vagy egy másik személy nevében és érdekében.
5. Annak megadása, hogy az árukat a kérelmezőhöz kapcsolódó cégektől vásárolják-e vagy ilyeneknek szállítják-e.
6. A kérelmező belső szervezeti struktúrájának ismertetése. Kérjük, hogy amennyiben rendelkezésre áll, csatoljon dokumentációt minden egyes részleg és/vagy tisztség feladatköréről/hatásköréről.
7. Az alkalmazottak száma összesen és minden egyes divízióban.
8. A legfontosabb tisztségviselők neve (ügyvezető igazgatók, a divíziók vezetői, számviteli vezetők, a vámügyi részleg vezetője stb.). A kialakult gyakorlat ismertetése olyan helyzetekben, amikor az illetékes alkalmazott ideiglenesen vagy tartósan távol van.
9. Azoknak a neve és beosztása, akik a kérelmező szervezetén belül konkrét vámügyi tapasztalattal rendelkeznek. Értékelés arról, hogy milyen szintű ismereteik vannak ezeknek a személyeknek az IT technológiának a vám- és kereskedelmi folyamatokban és az általános kereskedelmi ügyekben való felhasználásában.
10. Beleegyezés vagy bele nem egyezés azzal kapcsolatban, hogy az AEO-tanúsítványban foglalt információt az engedélyezett gazdálkodóknak jegyzékében közzétegyék.

Az a vámhivatal, amelyhez a kérelmet benyújtották, öt munkanapon belül az összes többi tagállam vámhatóságát értesíti a kérelemről annak érdekében, hogy ha bármely másik tagállam vámhatósága rendelkezik olyan lényeges információval, amely az igazolás megadását befolyásolná, értesíthesse az igazolás kiállításában illetékes vámhivatalt. A biztonsági szabványokhoz kapcsolódó feltételek vizsgálatát fő szabályként valamennyi telephelyen el kell végezni. Amennyiben azonban a telephelyek nagy száma esetén az igazolás kiállításához rendelkezésre álló idő nem tenné lehetővé az összes vonatkozó telephely vizsgálatát, de a vámhatóságnak nincsenek kétségei afelől, hogy a kérelmező összes telephelyén az általánosan használt vállalati biztonsági szabványokat betartja, akkor megteheti, hogy ezeknek a telephelyeknek csak egy reprezentatív részét vizsgálja meg.

A kiállító vámhatóság elfogadhatja a külső szakértők által a feltételek teljesülése tekintetében adott megállapításokat. A szakértő és a kérelmező természetesen nem állhat kapcsolatban egymással. Figyelembe lehet venni továbbá más hasonló minősítéseket és szabványokat is (pl.: ISO), bár ezek megléte nem eredményezheti automatikusan a státusz megadását.

Az igazolás a kérelem benyújtásától számított 90 naptári napon belül állítandó ki. Az igazolás érvényességének időtartama nem korlátozott. A Bizottság közzéteszi az interneten az engedélyezett gazdálkodók jegyzékét, amennyiben az érintett engedélyezett gazdálkodó ebbe előzetesen beleegyezik. Ennek a rendelkezésnek egyik célja az, hogy a gazdálkodók kereskedelmi partnereik megválasztása során olyan gazdálkodókkal alakíthassanak ki kapcsolatot, akik (szintén) rendelkezzenek engedélyezett gazdálkodói státusszal.

A vámhatóságnak figyelemmel kell kísérnie az engedélyezett gazdálkodó által teljesítendő feltételeknek való megfelelést. Újbóli értékelést a kiállító vámhatóságnak akkor kell végeznie, ha jelentős változások történnek a vonatkozó közösségi jogszabályokban vagy feltételezhető, hogy a vonatkozó feltételeket az engedélyezett gazdálkodó már nem teljesíti.