Könyvelőt keresek

Az ügyfeleink rendszeresen fordulnak hozzánk azzal, hogy: „könyvelőt keresek, azonban nem tudom, hogy hogyan válasszam ki, aki a cégünknek a legmegfelelőbb”.

Ezért ebben a cikkben igyekszem azokat a szempontokat megfogalmazni, amiket mindenképpen figyelembe kell venni a kiválasztás során. Továbbá meghatároztam azokat a felelősségi és kötelezettségi köröket, amelyeket érdemes mind a vállalatvezetőknek, mind a könyvelőknek betartani a sikeres és hatékony együttműködés biztosítása érdekében.

A könyvelő feladatai

A könyvelő feladatait a számviteli törvény tételesen szabályozza az alábbiak szerint (Számviteli törvény 150.§):

• a számviteli politika, a könyvviteli elszámolás, a beszámolókészítés rendszerének, módszerének kialakításával (ideértve a belső információs rendszer kialakítását is),
• a számlarend, a könyvvezetéshez, a beszámolókészítéshez szükséges szabályzatok elkészítésével, rendszeres karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása, beleértve a főkönyvi nyilvántartások vezetését, az összesítő feladások készítését,
• a beszámoló összeállítását, a beszámolóban, a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő adatok elemzését, a gazdasági döntéseket megalapozó következtetések levonását is,
• az elszámolások, a beszámolóban szereplő adatok jogszerűségének, szabályszerűségének, megbízhatóságának, bizonylatokkal való alátámasztottságának, a számviteli alapelvek követelményei megtartásának biztosításával a valóságnak megfelelő belső és külső információk előállítása, szolgáltatása.

Azaz a könyvelő feladata a végbement gazdasági események megfelelő számviteli kezelése, illetve ezekből a könyvelt gazdasági eseményekből döntés előkészítéshez megfelelő döntési alternatívák számviteli szempontú kiszámítása, bemutatása.

A vállalkozó a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok irányításával, vezetésével, az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló, az összevont (konszolidált) éves beszámoló elkészítésével

• olyan természetes személyt köteles megbízni, illetve ezen feladatok végzésére alkalmazni, aki okleveles könyvvizsgálói szakképesítéssel vagy mérlegképes könyvelői szakképesítéssel, illetve az engedélyezés szempontjából mérlegképes könyvelői szakképesítéssel egyenértékű szakképesítéssel (ez utóbbiak a továbbiakban együtt: mérlegképes könyvelői szakképesítés) és a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel rendelkezik – azaz NGM regisztrációval, vagy könyvvizsgálói regisztrációval rendelkezik
• olyan számviteli szolgáltatást nyújtó társaságot köteles megbízni, amelynek a feladat irányításával, vezetésével, a beszámoló elkészítésével megbízott tagja, alkalmazottja megfelel az előző pontban meghatározott követelményeknek.

A fenti kötelezettség alól mentesül az a vállalkozó, amelynél az éves (éves szintre átszámított) nettó árbevétel az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában – ennek hiányában a tárgyévben várhatóan – a 10 millió forintot nem haladja meg.

Nem a könyvelő feladatai

A fenti bekezdés alapján egyértelműen kiderül mi nem a könyvelő feladata, azonban ebben a pontba részletesen leírjuk, hogy konkrétan mi nem tartozik a könyvelő feladatai közé, pedig jellemzően elvárásként jelentkezik a mindennapi munka közben:

• bérszámfejtés, a bérrel kapcsolatos ügyintézés
• adótanácsadás, adótervezés
• döntést nem hozhat a vállalat vezető helyett (!)
• a vállalat vezetőinek és döntéshozóinak oktatás végzése
• a vállalat vagyoni és pénzügyi helyzetét figyelemmel kísérni
• cash-flow és egyéb gazdasági problémák megoldása
• átvenni a felelősséget a vállalat vezetőitől (!)
• a vállalat vezetői helyett nyilatkozat adása

Könyvelőt keresek, de mi az én dolgom?

Ebben a pontban csak néhány olyan fontosabb kérdést foglaltunk össze, ahol a vállalat vezetőinek a saját felelősségi körüket kell gyakorolniuk, illetve dönteniük kell bizonyos számviteli kérdésekben. A felsorolásunk nem teljes körű.

A vállalatvezető kötelezettségei, amelyeket teljesítenie kell

• A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
• A vállalkozónak a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan el kell végeznie, azaz leltárkészítési kötelezettsége van a vállalkozónak mind a készletek, mind a tárgyi eszközök tekintetében.
• A vállalkozó határozza meg mely költségek merültek fel a vállalkozás érdekében, mely költségek nem, illetve mit kell árunak, közvetített szolgáltatásnak, illetve tárgyi eszköznek minősíteni.
• A vállalkozó állapítja meg, hogy mely értékpapírt vette befektetési céllal, melyiket forgatási céllal.
• A vállalkozó feladata a vevőivel egyeztetni, a vevőköveteléseket behajtani, illetve azok behajthatóságát minősíteni, valamint a szállítói kötelezettségeinek kifizetését megtervezni, kezelni.
• A vállalkozó feladata a házipénztárt vezetni és naponta egyeztetni a pénzkészlettel, illetve a vállalkozó feladata a házipénztár kezelési szabályzatban foglaltakat meghatározni és betartatni.
• A számviteli szabályzatok kialakítása során döntési kötelezettsége van a vállalkozónak, enélkül nem lehet azokat elkészíteni.
• Az üzleti jelentés elkészítése a vállalat vezetőjének feladata.

Ahol a vállalatvezetőnek mérlegelési lehetősége van

• Az üzemi (üzleti) tevékenység eredménye – a vállalkozó döntésétől függően – kétféle módon állapítható meg, azaz a vállalkozó dönt az eredménykimutatás formájáról.
• A 100 ezer forint egyedi beszerzési, előállítási érték alatti vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, tárgyi eszközök bekerülési értéke – a vállalkozó döntésétől függően – a használatbavételkor értékcsökkenési leírásként egy összegben elszámolható, azaz a vállalkozó felelőssége és kötelezettsége eldönteni, hogy él-e ezzel a lehetőséggel, hiszen ezzel ráhatása van az általa vezetett cég eredményességére.
• Bármely vállalkozó euróban vagy USA dollárban készítheti el éves beszámolóját, ha erre vonatkozó döntését a számviteli politikájában az üzleti év első napját megelőzően rögzítette és a létesítő okirata szerinti devizaként az eurót, illetve az USA dollárt jelölte meg, azaz a vállalat vezetője dönt arról, hogy milyen devizanemben vezeti a társaság a könyveit.
• Minden olyan esetben, amikor a könyvvizsgálat nem kötelező, a vállalkozó dönthet arról, hogy a beszámoló felülvizsgálatával könyvvizsgálót bíz meg.
• Az osztalék a gazdálkodó tagjai részére az adózott eredmény felosztásáról szóló döntés alapján kifizetni elrendelt, az előző üzleti évi adózott eredménnyel kiegészített szabad eredménytartalék csökkenéseként elszámolt összeg, azaz ez nem automatikus, ha nem dönt róla a vállalat vezetője, akkor nem fizethető ki.
• Adókedvezmények, adóalap csökkentő tételek igénybe vételével kapcsolatban döntési kötelezettsége van a vállalkozás vezetőjének, ha nem él vele, akkor nem köteles ezt figyelembe venni a könyvviteli szolgáltatást végző személy vagy társaság.

A fenti néhány fontosabb szempontot figyelembe véve ez azt jelenti, hogy a vállalat vezetőjének számviteli és adózási alapismeretekkel rendelkeznie kell, hiszen enélkül megalapozott döntést nem tud hozni. Amennyiben nem rendelkezik, érdemes ilyen jellegű vállalati képzést igénybe venni.

Könyvelőt keresek, de hogyan ismerhetem fel a jó könyvelőt?

A jó könyvelő ismérvei a véleményem szerint úgy határozható meg, hogy a „könyvelő feladatai” pontban foglalt tevékenységekre szorítkozik csak és kizárólag, azokat maradéktalanul ellátja, a vállalat vezető és a könyvelt társaság esetében minden gazdasági esemény dokumentálására felhívja a figyelmet, segíti a folyamatot, de nem végzi azt el a döntéshozók helyett. Felhívja a figyelmet a lényeges számviteli és adózási kérdésekre, azonban a döntést a társaság döntéshozójától várja el és nem vállalja át a felelősséget a vezetőtől.

Együttműködés

A vállalat vezetőjének egyeztetnie kell havi szinten a pénztárat a készpénzes kimenő (vevői), készpénzes bejövő (szállítói) számlákkal, illetve a banki készpénz felvételekkel és a készpénz betétekkel, a pénztárból adott előlegekkel, a pénztárba visszafizetett előlegekkel, pénztárból felvett és visszafizetett hitelekkel, a pénztárból kifizetett bérekkel és természetesen a pénztár napi és havi egyenlegeinek is egyeznie kell a pénztárban tárolt tényleges összegekkel.

A vállalat vezetőjének egyeztetnie kell legalább havonta a készleteket, a banki kivonatokon szereplő tételeket a szállítói számlákkal, illetve a vevői számlákkal, valamint a kifizetett nettó bérekkel, adófizetésekkel, egyéb ki és befizetésekkel.

Nagyon fontos a vállalat vezetői oldaláról, hogy tájékoztassák a könyvelést végző személyt a gazdasági események tartalmáról, előre érdemes egyeztetni a megkötendő szerződéseket, változásokat, strukturális átalakításokat.

Bármilyen furcsa, ez egy egymás mellé rendelt szerepkör és nincs alá-fölé rendeltség, különben nem fog működni. A könyvelőnek és a vállalat vezetőinek partnerként kell együttműködni és ebben a vállalat vezetőjének a szerepe meghatározó. Ami különösen fontos, hogy a vállalat vezetőjének vállalnia kell a felelősséget a meghozott döntéseivel kapcsolatban, és ez igaz az elmulasztott döntésekre is. A könyvelő is csak így fog tudni felelősséget vállalni az elvégzett munkáért.

Online könyvelés, mint szolgáltatás

Az online könyvelés a korszerű technológiai fejlődést követi le, ahol 0-24 órában rendelkezésre állnak a vállalkozással kapcsolatos pénzügyi, vagyoni és jövedelmezőségi adatok, azaz sokkal hamarabb lehet döntést hozni, illetve előrelépést eszközölni a vállalatok életében, mint korábban, illetve egy rendkívül rugalmas együttműködési forma a könyvelő és a vállalt vezetője között.