A transzferár dokumentáció készítés során szinte minden esetben – csak nagyon kevés kivételtől eltekintve – céges adatbázisok használata válik szükségessé. Már a transzferár elemzés egyik legelső lépéseként tisztáznunk kell, hogy a vizsgált tranzakció és társaság szempontjából, a piacon elérhető vállalati adatbázisok közül, melyik alkalmazása adja a vállalat számára a legmegfelelőbb eredményt. Mind a kinyerhető adatok relevanciája, mind pedig az anyagi ráfordítás tekintetében azt kell meghatároznunk, hogy hazai – kizárólag magyar vállalkozások adatait tartalmazó – céges adatbázist használjunk vagy nemzetközit. Ennek eldöntéséhez meg kell vizsgálnunk, hogy a vizsgált társaság tevékenysége milyen mértékben kötődik hazai illetve nemzetközi piacokhoz. Míg egy tisztán hazai piacon működő társaság vizsgálatára megfelelő választás lehet egy magyar céges adatbázis, addig egy nemzetközi környezetben tevékenykedő vállalat elemzésére kizárólag egy nemzetközi céges adatokat tartalmazó adatbázis használható, ellenkező esetben felmerül annak az esélye, hogy a transzferár dokumentációban a vizsgált vállalatra nem releváns adatok kerülnek bemutatásra.
A piacon számos céges adatbázis közül lehet választani, erre vonatkozóan nincs megkötés. A szabályozás annyit ír elő, hogy az adózó a szokásos piaci ár meghatározása során a következő forrásokat veheti figyelembe:
• Az összehasonlítható termékre, szolgáltatásra vonatkozó nyilvános, vagy az adóhatóság által ellenőrizhető adatbázisban tárolt, vagy egyéb forrásból elérhető, nyilvánosan hozzáférhető, vagy az adóhatóság által ellenőrizhető adatokat.
• az összehasonlítható vállalkozásra vonatkozó nyilvános, vagy az adóhatóság által ellenőrizhető adatbázisban tárolt, vagy egyéb forrásból elérhető, nyilvánosan hozzáférhető, vagy az adóhatóság által ellenőrizhető adatokat.
Összehasonlítható termékre, szolgáltatásra vonatkozó nyilvános adatbázis használata egyelőre nem jellemző, mivel az erre vonatkozó adatok jellemzően üzleti titkot képeznek. Amerikában elérhetőek ilyen adatbázisok de kizárólag amerikai cégekre vonatkozóan. Az összehasonlítható vállalkozásokra vonatkozó nyilvános adatbázis megfogalmazás arra utal, hogy olyan adatbázist kell választani, amiben olyan társaságok adatai találhatóak meg, amelyek hasonló tevékenységet végeznek, mint a vizsgált vállalat, ebből következően nemzetközi piacon tevékenységet végző társaságok adatai kizárólag magyar piacon működő független társaságok adataival nem lesznek összehasonlíthatóak.
Az összehasonlító társaságokat tartalmazó adatbázisból vett lekérdezés eredményeként adódó minta minden egyes eleme vonatkozásában további funkcionális elemzést kell végezni, és kétséget kizáró módon igazolni kell, hogy az ellenőrzött társaság ügyletei és az összehasonlított társaság ügyletei (tevékenysége) összehasonlítható, továbbá azt, hogy az összehasonlíthatóság megállapítását kizáró hiányosság nem áll fenn.
A kizárólag hazai piacon tevékenykedő vállalatok számára alkalmas lehet az OPTEN és a DATAX adatbázisa, míg a nemzetközi vállalatok számára az AMADEUS, a OneSource vagy a KTmine (ezt hosszan lehetne sorolni) lehet a megfelelő választás. A magyar adóhatóság az AMADEUS adatbázis használatát preferálja, maga az adóhatóság is ezt az adatbázist használja az ellenőrzések során. Az adóhatóság AMADEUS használatra vonatkozó szerződése itt olvasható: AMADEUS
A nemzetközi adatbázisok használata minden esetben jelentős anyagi ráfordítást jelent az adószakértő vállalatoknak, mely költségnek a transzferár dokumentáció elkészítésére vonatkozó díjszabásban meg kell jelennie. Ebből adódóan azok a felelősségteljes adószakértő vállalatok, akik az adatbázis használatra vonatkozó szabályokat, valamint az ügyfeleik érdekeit szem előtt tartva nemzetközi környezetben működő vállalatok esetén ragaszkodnak a drágább, de ez esetben szakmai szempontból kizárólagosan elfogadható nemzetközi adatbázisok alkalmazásához, az árversenyben gyakran kedvezőtlen pozícióba kerülnek. A vállaltoknak mindenképpen tisztában kell lenniük azzal, hogy a kezdetben talán kedvezőbbnek tűnő anyagi ráfordítások egy esetleges adóhatósági megállapítással kiegészülve messze túlmutatnak azon a költségen, amit egy megfelelő szakértelemmel és felelősséggel elvégzett munka felemésztett volna.